Rechnung für grenzüberschreitende Lieferungen mit Umsatzsteuer

Eine grenzüberschreitende Lieferung verändert nicht nur den Steuersatz, sondern auch Nachweise, Parteienangaben und den Ablauf der Zahlung. Entscheidend ist, wohin die Ware geliefert wird, in welchem Land Käufer und Beförderer ansässig sind und ob der Kunde als Unternehmer handelt. Für eine Rechnung mit Mehrwertsteuer bei grenzüberschreitender Lieferung muss deshalb vor dem Versand geklärt werden, welches Steuerregime greift.

Die folgende Vorlage bildet die wichtigsten Bestandteile einer internationalen Rechnung ab. Im deutschen Sprachgebrauch wird die Mehrwertsteuer als Umsatzsteuer bezeichnet. Platzhalter wie „{{Steuersatz}}“ müssen durch Angaben ersetzt werden, die zum konkreten Lieferfall passen. Steuerfreiheit, Reverse-Charge-Verfahren und die Anwendung des One-Stop-Shop-Verfahrens dürfen nicht miteinander vermischt werden.

Steuerliche Einordnung der Lieferung

Bei einer Lieferung aus Deutschland in einen anderen EU-Mitgliedstaat richtet sich die Umsatzsteuer grundsätzlich nach dem Bestimmungsland. Für Verbraucher und bei Nutzung des One-Stop-Shop-Verfahrens berechnet der Verkäufer die dort geltende Steuer. Bei einer innergemeinschaftlichen Erwerbsbesteuerung durch Reverse Charge übernimmt der Käufer die Steuer. Diese Varianten führen zu unterschiedlichen Angaben auf der Rechnung.

Wird die Ware in ein Land außerhalb der EU geliefert, kann eine steuerfreie Ausfuhrlieferung vorliegen. Dafür müssen die tatsächlichen Voraussetzungen erfüllt sein und der Ausfuhrnachweis vorliegen. Die im Bestimmungsland anfallende Einfuhrumsatzsteuer ist nicht als Umsatzsteuer in der Lieferantenrechnung zu berechnen. Für zusätzliche Orientierung zu internationalen Geschäftsprozessen kann das CBTV365 Ressourcenportal herangezogen werden; verbindlich bleiben die Auskünfte der zuständigen Finanzbehörden.

Umsatzsteuer und Pflichtangaben im Rechnungsbild

Nach § 14 Umsatzsteuergesetz gehören unter anderem vollständige Namen und Anschriften von Lieferant und Empfänger, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie Art und Menge der Ware zur Rechnung. Nettobetrag, Steuersatz, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag müssen eindeutig ausgewiesen sein. Bei grenzüberschreitenden Geschäften sind gegebenenfalls die deutsche Steuernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden und seine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu ergänzen.

Bei einer steuerpflichtigen EU-Lieferung werden Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag nach dem Steuersatz des Bestimmungslandes berechnet. Im One-Stop-Shop-Verfahren erfolgt die Meldung grundsätzlich über das Portal der Finanzverwaltung. Währung, Umrechnungskurs und gegebenenfalls bankspezifische Gebühren sollten ausdrücklich benannt werden, damit der Rechnungsbetrag eindeutig bleibt. Weitere fachliche Hinweise zu internationalen Geschäftsbelegen lassen sich auf dem Amir Zhantassovs Fachportal einsehen.

Beim Reverse-Charge-Verfahren rechnet der Lieferant regelmäßig nur den Nettopreis. Die Rechnung enthält dann einen Hinweis, dass die Umsatzsteuer vom Empfänger geschuldet wird, sowie dessen Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Position „Umsatzsteuer“ wird mit 0,00 Euro und einem eindeutigen Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren ausgewiesen. Eine Umsatzsteuer zu einem regulären Satz wäre in diesem Fall falsch.

Musteraufbau nach DIN 5008

Eine Rechnung muss nicht ausnahmslos sämtlichen Vorgaben der DIN 5008 entsprechen. Ein klarer Aufbau erleichtert jedoch Lesbarkeit, Prüfung und spätere Zuordnung. Die DIN 5008 Erläuterung beschreibt, wie DIN-gerechte Geschäftsbriefe gestaltet werden können. Die gesetzlichen Rechnungspflichtangaben bleiben dabei vorrangig.

Die Vorlage sollte alle fallabhängigen Angaben sichtbar machen, ohne bereits eine bestimmte Steuerbehandlung festzulegen:

Lieferant: {{Firmierung, Straße, PLZ und Ort}}
Kunde: {{Firmierung, Straße, PLZ und Land}}

Rechnungsnummer: {{fortlaufende Nummer}}
Rechnungsdatum: {{Datum}}
Lieferdatum: {{Datum}}

Liefergegenstand: {{Bezeichnung der Ware}}
Menge: {{Menge und Einheit}}
Nettobetrag: {{Betrag}} {{Währung}}
Umsatzsteuer: {{Betrag oder 0,00 Euro}}
Gesamtbetrag: {{Betrag}} {{Währung}}

Steuerliche Behandlung: {{zutreffende Variante}}
Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: {{Nummer}}
Bankverbindung: {{Kontoinhaber, IBAN und gegebenenfalls BIC}}

Für eine steuerpflichtige EU-Lieferung nennt die Vorlage den Satz des Bestimmungslandes und den Hinweis auf das One-Stop-Shop-Verfahren. Bei Reverse Charge lautet der Zusatz: „Reverse-Charge-Verfahren; die Umsatzsteuer wird vom Empfänger geschuldet.“ Eine steuerfreie Ausfuhrlieferung sollte entsprechend den tatsächlichen Voraussetzungen bezeichnet werden. Nicht zutreffende Felder werden entfernt, damit die Rechnung keine widersprüchlichen Angaben enthält.

Prüfliste für eine belastbare Rechnung

Vor der Freigabe sollten sämtliche Angaben mit Vertrag, Lieferschein und steuerlicher Einordnung abgeglichen werden:

Prüfen Sie, ob die vollständige Lieferantenanschrift und die vollständige Empfängeranschrift angegeben sind.
Vergleichen Sie das Lieferland mit dem Land des Kunden und dokumentieren Sie die tatsächliche Ware beim Beförderer.
Kontrollieren Sie, ob die Lieferadresse, die Rechnungsadresse und der Bestimmungslandpunkt widerspruchsfrei zueinander passen.
Sichern Sie fortlaufende Rechnungsnummern ab und vergeben Sie keine Nummern doppelt oder nach einer nicht dokumentierten Systemänderung.
Entfernen Sie unzutreffende Steuertexte und verwenden Sie genau die Variante, die zur Lieferung und zum Kundenstatus gehört.
Berechnen Sie Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag in der vereinbarten Währung und prüfen Sie Rundungsdifferenzen.
Bewahren Sie Rechnung, Auftrag, Lieferschein, Zollunterlagen und Ausfuhrnachweis so lange auf, wie es handels- und steuerrechtliche Vorgaben verlangen.

Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen lassen sich meist durch eine klar bezeichnete Korrekturrechnung beheben. Die ursprüngliche Rechnung sollte dabei nicht verändert oder überschrieben werden. Entsteht aus einer behördlichen Beanstandung ein Bußgeldverfahren, kann das Musterschreiben zum Widerspruch als Formulierungshilfe dienen; die steuerliche und rechtliche Prüfung des Einzelfalls bleibt erforderlich.

Freigabe, Versand und Übergabe an die Buchhaltung

Bevor die Rechnung das Unternehmen verlässt, sollte eine zweite Person die Steuerbehandlung und die Beträge kontrollieren. Bei Ausfuhrlieferungen gehören Ausfuhrnachweis, Zollrechnung und Versendungsdokumente zur Ablage. Bei innergemeinschaftlichen Sendungen sind Ein- und Ausgangsbuchungen des Kunden häufig eine Voraussetzung für die Steuerbefreiung. Die Buchhaltung benötigt deshalb neben der Rechnung alle Belege, die den tatsächlichen Lieferweg belegen.

Kommunikation mit dem Kunden und Rechnungsversand sollten getrennt organisiert werden. So bleiben Fragen zur Lieferung, Zoll oder Zahlung eindeutig dem Geschäftsablauf zugeordnet. Bei einer Korrektur erhalten Kunde und Buchhaltung dieselbe neue Rechnungsnummer sowie einen Hinweis auf die ersetzte Fassung. Für die Erstellung von Begleitschreiben oder anderen Verwaltungsdokumenten bietet Sadipd weitere Muster und Beratung.

Nutzen Sie das Kontaktformular auf Sadipd, um die passende Rechnungsvorlage anzufragen oder Anpassungsbedarf zu schildern. Laden Sie die gewünschte Vorlage herunter, ergänzen Sie die zutreffende steuerliche Variante und lassen Sie den endgültigen Rechnungsbetrag vor dem Versand prüfen.